Prima di iniziare la ricerca del partner perfetto, è fondamentale
fare un’analisi dello stato attuale delle cose. Considera quali servizi e competenze hai già messo in campo, quindi confrontali con i tuoi obiettivi per vedere quali risorse ti mancano.
Questo ti darà un quadro chiaro di ciò di cui hai bisogno, cosa puoi permetterti e cosa cercare in una partnership.
Quando sei pronto,
considera i seguenti elementi per fare la scelta giusta per la tua azienda.
Modello di servizio
Là fuori ci sono diverse aziende che si occupano di servizi IT. Avere diverse società di gestione IT diverse significa avere diversi modelli di co-gestione che, a loro volta, possono includere diverse risorse, tecnologie o impegni di tempo. Valuta attentamente ogni opzione e considera ciò che è meglio per la tua attività e per il tuo team.
Per farlo, devi prestare molta attenzione a:
- dettagli del contratto: considera i dettagli del contratto, compresa la sua durata, i servizi inclusi e la ripartizione delle responsabilità e dei doveri. Uno degli aspetti più importanti della co-gestione è la flessibilità: dovresti trovare un partner in grado di affiancarti, sia che si tratti di assistenza temporanea per un progetto una tantum, che di supporto supplementare continuo.
- Servizi inclusi: oltre ai tipi di servizi offerti dal fornitore di servizi IT, considera l'ambito di tali servizi e quali strumenti, tecnologie e apparecchiature utilizzano per portare avanti le operazioni. Qual è il loro piano d'azione in caso di errore di sistema, interruzione di corrente o disastro ambientale? Che tipo di funzionalità di backup e sicurezza dei dati offrono?
- Metodo di comunicazione: una comunicazione aperta e frequente è la componente più importante di una co-gestione IT di successo. Prima di collaborare con un'azienda, sia il reparto IT che il manager esterno dovrebbero discutere il proprio piano di comunicazione, incluse le modalità, la frequenza e cosa fare in caso di emergenza.
- Unione di intenti e valori: rivedi la mission e gli obiettivi del fornitore esterno. In che modo si allineano con i tuoi obiettivi e valori aziendali? Per alcune aziende e organizzazioni, come le organizzazioni non profit, passioni o impegni simili possono alimentare una partnership di co-gestione ancora più efficace.
Esperienza
La scelta di un partner con precedente esperienza e competenza nella gestione IT è essenziale. Devi quindi verificare:
- le referenze: se non sei sicuro da dove iniziare la ricerca, chiedi consiglio a esperti del settore o ad altre persone nella tua azienda che hanno riscontrato successo con un modello di co-gestione.
- Le recensioni: una volta trovata una potenziale azienda con cui collaborare, controlla tutti i riferimenti in dettaglio e leggi le recensioni dei clienti precedenti. Chiedi che ti vengano mostrati esempi di altri progetti svolti in passato, inclusi progetti di co-gestione. Cerca informazioni sulle loro competenze, tecniche, professionali e comunicative.
- La competenza: la competenza è sempre un criterio di assunzione importante sia per il personale interno, che per i partner esterni. Considera le tecnologie con cui lavorano, le strategie adottate in passato e la tipologia di progetti con cui hanno lavorato. Cerca partner con esperienza IT nel tuo settore per agevolare l’onboarding e avere maggiori garanzie di successo.
- Tool: chiedi un elenco delle tecnologie, dei tool, dei software e delle strategie con cui il tuo partner ha esperienza e quali risorse porterà al tuo team.
Flessibilità
La
flessibilità è una componente fondamentale in una partnership di co-gestione IT. Il tuo team interno deve sapere che il tuo partner esterno è disponibile ad adattarsi a nuovi progetti o problemi man mano che le circostanze si evolvono e la tua attività cresce.
Chiedi al tuo potenziale partner che ti illustri come gestisce i progetti, inclusi eventuali strumenti che utilizza per risolvere problemi o gestire task.
Considera anche come funziona il sistema di ticketing e il tempo di risoluzione medio delle problematiche.
Costo
Il co-gestore scelto dovrebbe operare entro il budget previsto. Tieni a mente questi fattori:
- conoscere la propria situazione finanziaria: prima di iniziare a esternalizzare qualsiasi parte del carico di lavoro IT, è necessario conoscere in dettaglio la propria situazione finanziaria. Sapere cosa ti puoi permettere, dove ci sono opportunità per risparmiare, tagliare e riallocare i costi e capire il costo associato a ciascun potenziale partner.
- Sii sincero sul tuo budget: sii onesto col tuo fornitore di servizi IT. Rendi chiaro qual è il tuo budget, in modo che sappia quali strumenti e risorse può utilizzare e quale tipo di supporto ti potrà fornire.
- Monitora le spese correnti: tieni traccia di tutti i costi IT. Confronta il costo delle commissioni, con il denaro risparmiato non assumendo nuovo personale IT interno e apporta le modifiche necessarie. Il giusto partner di co-gestione può trasformare il tuo team IT, risolvendo i ticket più velocemente, supportando il tuo personale, soddisfacendo esigenze di progetto specifiche e tenendo il passo con le mutevoli esigenze del mercato.