Alle aziende capita abbastanza di frequente di aver bisogno di assumere un nuovo dipendente: vuoi per il fisiologico turnover esistente all’interno delle organizzazioni, vuoi perché l’azienda sta crescendo, è una situazione abbastanza comune.
Supponiamo che tu abbia fatto dei colloqui e abbia trovato il candidato perfetto per la tua azienda. Bene, anzi, benissimo.
E ora che cosa fai? Gli dici semplicemente “perfetto, inizi lunedì?”.
Sei sicuro che la tua azienda sia pronta ad accoglierlo?
Ecco alcuni esempi delle conseguenze negative che possono verificarsi in caso di onboarding eseguito “alla buona”.
Costi extra da sostenere
Un nuovo dipendente avrà bisogno di un certo tipo di equipaggiamento per poter lavorare. Al giorno d’oggi non puoi semplicemente metterlo al lavoro senza avergli prima fornito almeno un PC e, spesso e volentieri, anche un telefono.
Senza una procedura di onboarding ben definita,
rischi di trovarti a dover acquistare tutto all’ultimo secondo, rischiando di spendere molto di più per avere il materiale il più presto possibile. Ti ritroveresti a dover risolvere una situazione del tipo “pago il nuovo dipendente per non fare nulla finché non arriva il PC o pago il PC molto più del suo reale valore?”. Nessuna scelta è quella giusta, perché non dovresti neanche trovarti in questa situazione.
Perdite di tempo
Oltre all’approvvigionamento di hardware
c’è molto altro da fare perché il nuovo assunto sia pronto a lavorare.
- Il suo account di posta elettronica è stato configurato a dovere?
- Sono stati installati sul PC tutti i software necessari a lavorare?
- Bisogna acquistare delle licenze software extra per aggiungere un nuovo utente?
- Il nuovo dipendente ha bisogno di un accesso alla VPN?
- Di quali password ha bisogno?
- Sono state eseguite le corrette configurazioni telefoniche o del sistema VoIP?
Potremmo continuare a lungo con questo elenco, ma il punto è:
per ognuno di questi elementi fuori dal tuo controllo si rischia di andare incontro a perdite di tempo notevoli, sia da parte del nuovo assunto, sia da parte tua che devi contattare il fornitore IT in continuazione, sia da parte degli altri dipendenti, che si vedranno poste domande come “come mai non vedo questa opzione nel mio account? La posta non va, mi aiuti? Mi passeresti la password di questo servizio?”.
Oltre a questo, per ogni problema, ti ritroveresti a dover correre ai ripari e a cercare di sistemare tutto in fretta e furia. E la fretta è la migliore amica degli errori: fare tutto in maniera sbrigativa e approssimativa ti porterà quasi sicuramente ad avere nuovi problemi in futuro. Ne vale davvero la pena?
Assenza di controllo
Ormai è una settimana che il nuovo dipendente è entrato in azienda.
Che cosa è stato fatto? Cosa non è ancora stato fatto? Che cosa sa? Cosa invece non sa ancora?
Assumere qualcuno e non avere una checklist da seguire, significa non dare dei compiti precisi a chi deve occuparsi delle diverse fasi dell’onboarding.
Affidarsi alla buona volontà di chi esegue il lavoro non ti dà la certezza di cosa sia stato fatto e in che modo.
In sintesi, cosa rischi in caso di onboarding lasciato al caso?
- Ingenti perdite di tempo per te e per il tuo staff;
- intoppi burocratici;
- impossibilità a lavorare da parte del nuovo assunto;
- frustrazione da parte dei dipendenti che devono destreggiarsi nel caos;
- pessima esperienza e disagio da parte del neo-assunto.