Blocco attività lavorativa per problemi informatici? Consigli per evitare problemi informatici e lavorare senza interruzioni
Quante volte devi perdere tempo perché la stampante si inceppa o trascina male la carta, la connessione di rete traballa, internet non è raggiungibile, il computer rallenta fino a diventare inutilizzabile, le configurazioni non vengono più riconosciute, le applicazioni smettono di funzionare o non si trovano più dati e documenti che avevi salvato?
Quante volte hai i minuti contati e scopri che il computer non si accende o – caso che accade sempre più spesso – che qualche virus o malware ha colpito i tuoi sistemi bloccandoli?
Sappi che TU stesso puoi cercare di minimizzare le varie occasioni di intoppo che ben conosci.
Per farlo dovrai solo seguire queste semplici 8 regole per evitare problemi informatici che bloccano la continuità operativa della tua azienda.
1) Utilizza password complesse: più sono complesse e più sono difficili da scoprire da parte di cybercriminali.
Che si tratti di un account di posta, di qualche social media o di servizi online di qualsiasi genere, la porta d’ingresso è sempre la stessa: le credenziali dell’utente. Username e password sono da sempre il sistema più diffuso per riconoscere un utente al fine di dargli accesso a una risorsa informatica.
E se lo username può essere facilmente indovinato (spesso corrisponde a un indirizzo email, che non è certo un’informazione riservata), la funzione di chiavistello resta affidata alla buona, cara, vecchia password. Ed è qui che iniziano i guai, perché buona parte degli utenti continua ad utilizzare password semplici.
Ma cosa si intende per “password semplice”?
Una password è considerata semplice quando può essere indovinata senza grandi difficoltà: per esempio una parola di dizionario, una frase di senso compiuto, il nome di un famigliare o di un animale domestico, una data facilmente indovinabile (es. compleanno o anniversario di matrimonio), oppure sequenze elementari di caratteri (come “123456”, “qwerty” o addirittura “password”).
2) Riavvia il pc: quante volte ti capita di non riuscire più a stampare, a collegarti alla rete o il pc ha rallentamenti? Spesso un semplice riavvio risolve i problemi, permettendo di tornare al lavoro.
Succede, infatti, che le varie applicazioni e software che usi sul computer, per funzionare si riservano preziosa memoria e, dopo l’utilizzo non la rilasciano più nella disponibilità del sistema operativo per poter essere assegnata ad altre applicazioni.
Purtroppo i linguaggi di programmazione usati più frequentemente per scrivere app, non possiedono meccanismi per intercettare queste situazioni di “furto di memoria”, con la conseguenza che a lungo andare il tuo lavoro diviene impossibile o molto rallentato.
Riavviare il pc è dunque l’unica soluzione per fare pulizia e tornare a uno stato stabile.
A seconda dell’uso che fai del computer, una buona abitudine potrebbe essere quella di riavviarlo almeno una volta al giorno.
Ricorda che il riavvio è indispensabile anche perché alcuni aggiornamenti e patch di correzione delle vulnerabilità possano avere effetto.
3) Non maltrattare la tastiera e il mouse: evita di colpire con violenza tasti e pulsanti. Se credi che la tua giornata sia partita storta, aspetta a vedere come potrà peggiorare nel momento in cui qualche tasto dovesse smettere di funzionare correttamente (e prima o poi puoi essere certo che lo farà) rallentando o impedendo il tuo lavoro al computer.
Poiché ti forniscono il modo per colloquiare agevolmente con il pc, mouse e tastiere sono strumenti fondamentali. Non sottovalutarli e rispettali, andrà tutto a tuo vantaggio.
4) Chiudi le applicazioni: come abbiamo visto prima, ogni volta che lanciamo un’applicazione questa si riserva o “consuma” una certa quantità di memoria del computer che puà tornare disponibile solo una volta che l’applicazione viene chiusa. Il fatto che i pc moderni possiedano una quantità di risorse molto più abbondante rispetto ai modelli di un tempo non significa che tali risorse siano infinite.
Se continui ad aprire applicazioni senza poi chiuderle quando non ti occorrono più, la memoria a disposizione del pc si ridurrà via via fino a raggiungere una situazione di instabilità per cui non solo ti risulterà impossibile lanciare nuovi programmi, ma avrai rallentamenti ed errori anche con quelli già aperti.
Esiste poi un altro rischio più subdolo legato all’integrità dei file e dei documenti su cui lavoriamo. Se lasciamo un programma aperto senza salvare i relativi dati, questi verranno facilmente persi nel momento in cui dovessimo inavvertitamente spegnere il pc, se questo andasse in standby dopo un certo tempo di inattività o nel caso si riavviasse automaticamente a seguito di qualche errore o aggiornamento automatico.
Il consiglio è quindi di salvare il tuo lavoro e chiudere le tue applicazioni ogni volta che passi a fare qualcos’altro. Potrai sempre riaprire programmi e documenti quando necessario: nel frattempo il tuo pc risulterà più stabile e veloce, e avrai meno rischi di veder scomparire il tuo lavoro.
5) Nel dubbio, non fare niente: se hai un problema al pc e sei in dubbio su come risolverlo, chiedi al tuo fornitore di servizi IT invece che provare a risolverlo in autonomia con il rischio di creare una situazione peggiore.
Chiedere aiuto a una persona amica a portata di mano può sembrare un’alternativa più rapida (e magari economica) rispetto all’apertura formale di un ticket presso il supporto tecnico aziendale o il fornitore IT che si occupa dell’assistenza informatica.
Scelte del genere sono talvolta dettate anche dal timore di aver compiuto qualche errore banale e quindi di “fare una brutta figura” facendo intervenire un professionista IT.
Tuttavia l’esperienza dimostra come interventi non qualificati, non solo non riescono quasi mai a risolvere le vere cause primarie di un inconveniente, ma spesso finiscono col rendere ancora più intricata la situazione, generando una serie di ulteriori problemi a cascata.
La conseguenza è che prima o poi bisognerà comunque chiamare l’assistenza, ma nel frattempo si sarà perso tempo prezioso e in più i tecnici si troveranno a dover fare un lavoro più lungo e complesso di quello che avrebbero svolto se fossero intervenuti immediatamente.
L’informatica è un tassello fondamentale per il successo del tuo lavoro e merita di essere sempre affidata a professionisti qualificati.
6) Non tenere bevande (come acqua o caffè) o cibi vicino al pc: il computer non è stato progettato per convivere con cibo e bevande. Il punto più critico in genere è la tastiera: è sufficiente che delle briciole si incastrino sotto i tasti, per rendere la digitazione più difficoltosa.
L’accumulo di residui può provocare falsi contatti dando origine al fenomeno delle lettere che si scrivono da sole o che non si riescono più a scrivere del tutto.
Uno sversamento accidentale di liquidi ha un effetto ancora più distruttivo, provocando facilmente cortocircuiti che rendono definitivamente inutilizzabile la periferica.
Nel caso dei computer portatili i rischi sono ancora più significativi: la parte elettronica (circuiti, processori, memoria, batteria, hard disk e chip vari) si trova sotto alla tastiera, quindi può essere sufficiente un poco di acqua che riesca a colare sotto i tasti, per creare danni irreparabili.
Quindi, la soluzione migliore è: non consumare mai cibi e bevande di fronte allo schermo del pc!
7) Stabilisci delle regole (o policy): stabilisci qualche semplice regola sull’utilizzo della tecnologia aziendale e falla rispettare a tutti.
Esempio di regole che puoi fissare:
- cambio periodico delle password: è un accorgimento semplice ma estremamente efficace ai fini della sicurezza informatica;
- elenco delle applicazioni aziendali approvate: applicazioni diverse non possono essere installate dal personale
- quando e come devono essere fatti gli aggiornamenti di software, sistema operativo e applicazioni
- controllare che i profili utente corrispondano ai dipendenti effettivi, programmare le verifiche degli antivirus, controllare lo spazio libero residuo sugli hard disk dei singoli pc e così via.
Regole di questo tipo possono essere definite dall’azienda stessa, con la collaborazione del team responsabile dei servizi informatici aziendali – il quale avrà poi il compito di fare in modo che tali regole vengano implementate e rispettate dagli utenti.
8) Cambia computer regolarmente: i componenti elettronici subiscono uno stress da funzionamento che, prima o poi, ne provoca il guasto.
La vita utile effettiva di un pc all’interno di un’azienda non dovrebbe superare limiti di tempo abbastanza limitati. Le motivazioni sono diverse:
- una buona gestione finanziaria consiglia di sostituire i pc totalmente ammortizzati e ormai fuori garanzia: mantenerli nel parco macchine attivo non rappresenta un risparmio ma anzi un costo;
- con l’andare del tempo i sistemi operativi e il software applicativo vengono scritti avendo come riferimento le risorse e la potenza di calcolo delle macchine di ultima generazione. Un pc di quattro o cinque generazioni prima risulterà più lento e l’utente meno produttivo;
- la disponibilità di parti di ricambio per il tuo computer, tende a essere limitata e sempre più costosa man mano che passano gli anni, fino ad arrivare al punto che la macchina non potrà più essere riparata in caso di guasto;
- anche gli standard hardware si evolvono, e questo può creare problemi con macchine troppo vecchie.
Con un pc recente i tuoi utenti non si imbatteranno mai in ostacoli insuperabili di questo genere.
Anche se può sembrare un’operazione lunga e complessa, in realtà la sostituzione pianificata del parco macchine risulta più semplice ed economica rispetto al cambio imprevisto e immediato di un pc che si guasta nel momento meno adatto.
La procedura può essere programmata dal tuo fornitore di servizi IT, nel momento più conveniente per la tua attività (per esempio durante il week-end) e strutturata in modo da far ritrovare a ciascun utente l’esatto ambiente – configurazioni, dati, applicazioni, preferenze – della macchina precedente.
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Come vedi, puoi rafforzare la tua sicurezza e operatività osservando semplici accorgimenti.
Per mettere in pratica al meglio questi 8 suggerimenti, Fastlane è in grado di fornirti tutti i servizi di cui hai bisogno.
La sicurezza della tua azienda deve essere garantita da tecnici professionisti sempre aggiornati sui nuovi pericoli e in grado di attuare tutte le procedure corrette per mantenere protetti i punti più a rischio della tua infrastruttura IT. Solo un’analisi puntuale ed approfondita della situazione in essere può far emergere eventuali criticità.
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L’outsourcing dell’intera area IT, oppure anche di una parte di essa, è uno strumento affidabile ed economicamente vantaggioso per la gestione degli aspetti informatici aziendali.
